Pedidos, ordens de compra, recibos e faturas de fornecedores num único fluxo — desde o momento em que alguém precisa de algo até ao dia em que é pago.
Um pedido torna-se uma encomenda, a encomenda torna-se mercadoria à porta, e a fatura é emitida contra ela. Nada é reintroduzido entre os quatro, e o fornecedor, o armazém e a contabilidade leem todos o mesmo documento.
Condições e prazos de entrega dos fornecedores registados
A página inicial de compras, antes de abrir qualquer coisa
Quatro perguntas que um comprador faz todas as manhãs, respondidas num único ecrã.
O que compramos
Despesas por artigo e por categoria, para que as compras recorrentes sejam óbvias e as pontuais se destaquem.
A quem compramos
Cada fornecedor com o que encomendou, o que está pendente e como os seus prazos de entrega realmente funcionaram.
Onde estão os pedidos
Enviado, aceite, parcialmente recebido, recebido — cada pedido na sua fase, em vez de numa caixa de entrada.
O que está em atraso
Entregas com data excedida e faturas com prazos vencidos, sinalizadas antes que alguém tenha de perguntar.
Tudo dentro de Compras
Comece com uma ordem de compra. Adicione pedidos, aprovações e devoluções quando o negócio os quiser.
Pedidos de compra
Qualquer pessoa pode pedir algo com um motivo e uma prioridade. O comprador transforma o pedido numa encomenda ou recusa-o com uma nota.
Ordens de compra
Numerado, enviado ao fornecedor e rastreado desde o envio, passando pela aceitação até à receção. O fornecedor pode recusar, e você saberá.
Fornecedores
De quem compra, com condições de pagamento, prazo de entrega, moeda e o histórico de cada pedido e fatura num único registo.
Custo por unidade
Defina o custo na linha de pedido. Quando os bens chegam, o preço de custo do item é atualizado, para que as margens sejam reais em vez de memorizadas.
Receção
Mercadorias recebidas contra a encomenda, na totalidade ou em parte. O stock aumenta no armazém que nomeou, e a encomenda mostra o que ainda está para vir.
Entrega dividida
Uma encomenda, várias entregas. Cada recibo é um registo próprio, e a encomenda fecha quando o último chega.
Entregar no armazém
Escolha em que local o pedido é entregue. Empresas com vários locais deixam de receber tudo na sede e de o enviar.
Faturas de fornecedores
A fatura do fornecedor, ligada à encomenda que liquida. Faturada contra o recebido, para nunca pagar pelo que não chegou.
Aprovações
Encomendas acima de um limite vão para um aprovador antes de serem enviadas. A regra é sua; a encomenda espera.
Devoluções de compras
Devolver mercadorias ao fornecedor com um registo do motivo. O stock diminui e o crédito é esperado na conta.
Condições de pagamento
Líquido a 30, no recibo, personalizado — por fornecedor, aplicado a cada fatura, para que as datas de vencimento sejam calculadas em vez de digitadas.
Relatórios de compras
Gastos por fornecedor e categoria, entrega a tempo, o que está em aberto e o que está em atraso, para o período que escolher.
Do pedido ao pago, sem redigitar
A mesma compra, em três momentos da sua vida.
Peça-o. Um pedido com um motivo e uma prioridade. Espera pelo comprador, ou por um aprovador se a regra assim o ditar.
Encomende. O pedido torna-se uma encomenda numerada, enviada ao fornecedor nos seus termos, com um armazém de entrega e uma data de vencimento.
Receber e pagar. As mercadorias são verificadas em relação à encomenda — de uma só vez ou em partes — e a fatura é comparada com o que realmente chegou.
Onde o trabalho acontece
Três dos locais onde passará tempo em Compras.
Fornecedores, termos e prazos de entregaEntrada de mercadorias, contra a encomendaPedidos, aprovações e encomendas
