Histórias de clientes

O trabalho estava bem. Os sistemas não estavam a comunicar.

Oito setores, oito versões da mesma tarde: alguém a reintroduzir dados que já existiam noutro local. Veja o que muda quando a caixa, o armazém, a contabilidade e a equipa são um único sistema em vez de seis.

Estes são cenários compostos — extraídos dos tipos de negócio que operam com o Kardopal, não de um cliente específico. Publicamos histórias com nomes apenas com a permissão do cliente.

Retalho

Três lojas que deixaram de adivinhar o que havia nas outras duas

Uma cadeia de artigos para o lar, três lojas na rua principal e um armazém por cima da maior.

Antes

Cada loja mantinha a sua própria folha de cálculo. Um cliente a perguntar “têm isto na outra filial?” recebia um telefonema e um talvez. As contagens de stock aconteciam duas vezes por ano e nunca batiam certo.

Depois

Um catálogo, três locais, stock em tempo real por loja. A equipa responde a questões sobre as filiais a partir da loja no seu telemóvel, e as transferências entre lojas são feitas com dois toques em vez de uma carrinha e uma esperança.

ArtigosInventárioPOSLocalizaçõesRelatórios
Restaurantes

A cozinha deixou de ler caligrafia

Um restaurante de 80 lugares com um bar, um pequeno terraço e uma sexta-feira que decide a semana.

Antes

Os pedidos eram escritos, levados e gritados. Os talões perdiam-se entre a esplanada e a cozinha, e o total da caixa nunca correspondia ao que a cozinha pensava ter preparado.

Depois

Os pedidos vão da mesa para o ecrã da cozinha no momento em que são feitos. A conta acompanha a mesa através de rondas e mudanças de pessoal, e os saldos de fecho do dia são verificados com o que foi realmente servido.

F&BPOSKDSSinal de mesaContabilidade
Grossista

Compradores comerciais que encomendam às 6h sem ligar a ninguém

Um distribuidor de bebidas que fornece cerca de 200 bares e cafés independentes.

Antes

Cada encomenda chegava como um telefonema, uma mensagem de texto ou uma fotografia de uma lista rabiscada. Duas pessoas passavam as manhãs a digitar as encomendas de outras pessoas num sistema.

Depois

Os compradores fazem pedidos a crédito através do seu próprio portal, no seu próprio nível e nos seus próprios termos. As manhãs voltaram a ser dedicadas às vendas, e as discussões sobre preços desapareceram porque o preço que um comprador vê é o preço que lhe foi dado.

CommercePortal B2BNíveis de preçoVendasLogística
Beleza e bem-estar

Uma agenda que já não se sobrepõe a si mesma

Dois salões, nove estilistas e uma agenda de marcações que ficava na receção.

Antes

As marcações chegavam por telefone, mensagem direta no Instagram e presencialmente. As faltas eram invisíveis até a cadeira ficar vazia, e a comissão era calculada à mão todos os meses.

Depois

Uma agenda para ambos os locais com disponibilidade por estilista. Os clientes marcam por si próprios, os lembretes são enviados automaticamente, e o cálculo da comissão de fim de mês é um relatório em vez de uma noite de trabalho.

ReservasContactosFidelidadeHRRelatórios
Logística

Prova de entrega que chega antes da discussão

Um estafeta regional a operar catorze carrinhas a partir de um único depósito.

Antes

Os motoristas transportavam manifestos em papel e um telefone. “Nunca foi entregue” levava dias a desmentir, e o armazém só sabia onde estava uma carrinha se esta ligasse.

Depois

Cada entrega é assinada no telemóvel do motorista com uma foto e um carimbo de data/hora. As disputas terminam num link, e o depósito pode ver a rota sem a interromper.

LogísticaServiço de CampoAssinatura eletrónicaContactos
E-commerce

Um catálogo por trás de quatro montras diferentes

Uma marca de roupa que vende no seu próprio site, em dois marketplaces e em mercados de fim de semana.

Antes

Quatro locais para atualizar um preço e quatro oportunidades para esquecer um. Vendas a mais ocorreram no canal que sincronizou por último, e as devoluções eram registadas numa pasta de e-mails.

Depois

Um único registo de produto alimenta todos os canais, e o stock é decrementado do mesmo inventário, independentemente de onde a venda ocorra. Devoluções e reclamações de garantia processam-se numa única fila.

CommerceArtigosLojas onlinePós-vendaInventário
Clínicas

Uma lista de pacientes que toda a clínica pode ver, e mais ninguém

Uma clínica dentária privada com quatro gabinetes e uma higienista.

Antes

Registos num sistema, consultas noutro, lembretes numa folha de cálculo. Responder “quando é que este paciente deve voltar?” significava abrir três coisas.

Depois

Agendamentos, registos e lembretes num só lugar, configurados para que o pessoal veja o que a sua função exige e nada mais. Cada consulta é registada.

ReservasContactosAprovaçõesAtividadeFicheiros
Serviço de campo

Engenheiros que chegam a saber o que vão encontrar

Uma empresa de refrigeração comercial com onze engenheiros a cobrir três concelhos.

Antes

Os detalhes do trabalho eram transmitidos por telefone. Os técnicos chegavam sem a peça certa com mais frequência do que se queria contar, e a segunda visita era gratuita.

Depois

A ficha de trabalho inclui o local, o equipamento, o seu histórico de serviço e as peças instaladas pela última vez. As reparações à primeira aumentaram porque a carrinha estava equipada para o trabalho real.

Serviço de CampoInventárioContactosFolha de horasAssinatura eletrónica

O padrão subjacente aos nove

Diferentes ofícios, as mesmas três queixas.

O mesmo número, digitado duas vezes

Um preço, uma quantidade, um endereço — introduzidos num sistema e depois novamente noutro, porque os dois nunca foram interligados. Cada nova digitação é uma oportunidade para errar, e a versão que encontra mais tarde é uma questão de sorte.

Respostas que exigem uma chamada telefónica

Está em stock na outra filial? Essa fatura foi paga? Quando é que este cliente volta? Perguntas que uma empresa deveria responder num segundo, mas que em vez disso interrompem duas pessoas.

Números que chegam demasiado tarde

Margem calculada depois do orçamento enviado. Stock contado depois do fim da estação. Quando o relatório está certo, a decisão para a qual servia já foi tomada.

É uma destas a sua tarde?

Diga-nos como é o seu dia — quantos locais, o que vende, onde a redigitação acontece — e mostraremos como tudo se parece num único sistema.

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