Yêu cầu, đơn đặt hàng, biên lai và hóa đơn nhà cung cấp trong một quy trình — từ khi có nhu cầu đến ngày thanh toán.
Một yêu cầu trở thành đơn hàng, đơn hàng trở thành hàng hóa nhập kho, và hóa đơn được lập dựa trên đó. Không có gì phải nhập lại giữa bốn bước này, và nhà cung cấp, kho hàng và sổ sách đều đọc cùng một tài liệu.
Điều khoản nhà cung cấp và thời gian giao hàng được ghi lại
Trang chủ mua hàng, trước khi bạn mở bất cứ thứ gì
Bốn câu hỏi người mua đặt ra mỗi sáng, được trả lời trên một màn hình.
Những gì chúng tôi mua
Chi tiêu theo mặt hàng và danh mục, giúp các khoản mua hàng định kỳ rõ ràng và các khoản bất thường nổi bật.
Nhà cung cấp của chúng tôi
Mọi nhà cung cấp với những gì bạn đã đặt, những gì còn nợ và thời gian giao hàng thực tế của họ.
Nơi các đơn hàng
Đã gửi, đã chấp nhận, đã nhận một phần, đã nhận — mỗi đơn hàng ở đúng giai đoạn của nó thay vì trong hộp thư đến.
Các khoản quá hạn
Các lô hàng quá hạn và hóa đơn quá thời hạn, được gắn cờ trước khi ai đó phải hỏi.
Mọi thứ trong Mua hàng
Bắt đầu với một đơn đặt hàng. Thêm yêu cầu, phê duyệt và trả hàng khi doanh nghiệp cần.
Yêu cầu mua hàng
Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu một thứ gì đó kèm theo lý do và mức độ ưu tiên. Người mua sẽ biến yêu cầu đó thành đơn đặt hàng, hoặc từ chối kèm theo ghi chú.
Đơn đặt hàng
Được đánh số, gửi cho nhà cung cấp và được theo dõi từ khi gửi đến khi được chấp nhận và nhận hàng. Nhà cung cấp có thể từ chối, và bạn sẽ biết.
Nhà cung cấp
Những người bạn mua hàng từ họ, với điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, tiền tệ và lịch sử của mọi đơn hàng, hóa đơn trên một bản ghi.
Chi phí mỗi đơn vị
Đặt giá vốn trên dòng đơn hàng. Khi hàng đến, giá vốn của mặt hàng sẽ được cập nhật, để lợi nhuận là thực tế chứ không phải ước tính.
Nhận hàng
Hàng hóa nhập kho theo đơn hàng, toàn bộ hoặc một phần. Tồn kho tăng lên trong kho bạn đã chỉ định, và đơn hàng hiển thị những gì còn lại chưa về.
Giao hàng chia nhỏ
Một đơn hàng, nhiều lần giao hàng. Mỗi biên nhận là một bản ghi riêng, và đơn hàng đóng khi lần giao cuối cùng đến.
Giao đến kho
Chọn địa điểm mà đơn hàng sẽ đến. Các doanh nghiệp đa địa điểm không còn nhận mọi thứ tại trụ sở chính và chuyển đi nữa.
Hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn của nhà cung cấp, được liên kết với đơn hàng mà nó thanh toán. Lập hóa đơn dựa trên hàng đã nhận, vì vậy bạn không bao giờ phải trả tiền cho những gì chưa đến.
Phê duyệt
Các đơn hàng vượt quá ngưỡng sẽ được chuyển đến người phê duyệt trước khi gửi đi. Quy tắc là của bạn; đơn hàng sẽ chờ.
Trả hàng mua
Gửi hàng trả lại nhà cung cấp kèm lý do. Hàng tồn kho giảm, và khoản tín dụng được mong đợi trên tài khoản.
Điều khoản thanh toán
Thanh toán 30 ngày, khi nhận hàng, tùy chỉnh — theo từng nhà cung cấp, áp dụng cho mọi hóa đơn, để ngày đáo hạn được tính toán tự động thay vì phải nhập thủ công.
Báo cáo mua hàng
Chi tiêu theo nhà cung cấp và danh mục, giao hàng đúng hạn, những gì đang mở và những gì quá hạn, cho khoảng thời gian bạn chọn.
Từ yêu cầu đến thanh toán, không cần nhập lại
Cùng một giao dịch mua, tại ba thời điểm trong vòng đời của nó.
Yêu cầu. Một yêu cầu có lý do và mức độ ưu tiên. Nó chờ người mua, hoặc người phê duyệt nếu quy tắc quy định.
Đặt hàng. Yêu cầu trở thành một đơn hàng được đánh số, gửi cho nhà cung cấp theo điều khoản của họ, với kho giao hàng và ngày đáo hạn.
Nhận và thanh toán. Hàng hóa được kiểm tra đối chiếu với đơn hàng — một lần hoặc từng phần — và hóa đơn được đối chiếu với những gì thực tế đã đến.
Nơi công việc diễn ra
Ba trong số những nơi bạn sẽ dành thời gian trong mục Mua hàng.
Nhà cung cấp, điều khoản và thời gian giao hàngHàng nhập kho, theo đơn đặt hàngYêu cầu, phê duyệt và đơn hàng
